Внутренние коммуникации в компании: общий язык для рабочего пространства

Большинство людей, вероятно, сталкивались с проблемами на работе, когда разные отделы или сотрудники не могут действовать согласованно. Это часто связано с неполадками внутри компании и может серьезно подорвать эффективность бизнес-процессов. Как можно решить эти проблемы внутри коллектива и какие инструменты следует применять для этого? Почему создание единого информационного пространства является настолько важным условием для успешной и эффективной деятельности организации? В данной статье мы постараемся разобраться в этих вопросах.

Внутренние коммуникации – это общение всех сотрудников внутри компании. Оно настолько важно, что многие организации даже имеют специалистов по информационному обеспечению. Зачем они нужны?

Коммуникации в коллективе необходимы для того, чтобы обеспечить связь между исполнителями и руководством, строить эффективное взаимодействие между сотрудниками, а также для действенного обмена информацией без потерь. Очень важно, чтобы эти взаимодействия работали во всех направлениях, от сотрудников к руководству и наоборот. Это необходимо для выстраивания политики компании, создания командного духа и укрепления лояльности. Если коммуникация не налажена, сотрудник начинает действовать в своем собственном «информационном пузыре» и не понимает, насколько его работа связана с целями компании. Это может привести к напряжению в коллективе и конфликтам.

Американские эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям установили, что качество связи внутри компании на 90% влияет на лояльность и удовлетворенность сотрудников. Отсутствие связи между работниками и отделами замедляет решение проблем и может вызывать недопонимание. Коммуникация внутри компании нужна всем фирмам, даже если они состоят всего из нескольких сотрудников. Например, в стартапе необходимо, чтобы все знали, что уже сделано и что предстоит сделать, какие есть общие цели и что ожидается от каждого сотрудника.

Также очень важно уделять внимание коммуникации в коллективе, где значительное количество сотрудников работает удаленно. В этом случае нужно обращать внимание на горизонтальные коммуникации, чтобы каждый работник был в курсе занятости своих коллег.

Если не развивать коммуникацию в компании, то она может развиваться сама собой, но необязательно в желательном направлении. Общение у кулера или в частной переписке может привести к неэффективной работе.

Для повышения лояльности персонала через внутренние коммуникации необходимо принять одну важную истину: внутренний PR и внешний PR - это две большие разницы друг от друга. То, что эффективно работает во внешних коммуникациях, такие, как стратегии "умолчания", "перестановки акцентов" и "смещения фокуса внимания", не будет работать внутри компании.

Для создания единого информационного пространства необходимы следующие меры:

• Преодоление разрывов в коммуникации как по горизонтали, так и по вертикали. Это поможет достичь взаимопонимания между всеми уровнями работников.
• Получение обратной связи от сотрудников компании, чтобы каждый из них понимал, что его мнение важно и будет учитываться. Работникам также необходимы удобные инструменты для донесения своих мнений и оперативного получения обратной связи.
• Демонстрация готовности руководителей к диалогу и создание положительного имиджа компании.
• Разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала.
• Создание единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании. Это одна из главных задач корпоративной коммуникации. Если такое не делается, может возникнуть риск серьезного репутационного ущерба. В работе любой компании бывают кризисные моменты и конфликтные ситуации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы в социальные сети. Также не менее важно обеспечить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Но какие инструменты могут быть использованы для решения всех этих задач одновременно?

Информационное обеспечение персонала является ключевым аспектом управления коммуникациями внутри организации. В целях обеспечения эффективных коммуникаций можно использовать различные инструменты, которые можно объединить в несколько типов.

Информационные инструменты направлены на информирование сотрудников о происходящих событиях в компании. Они включают в себя стенды с объявлениями, циркулярами и приказами, корпоративные журналы, газеты, порталы с систематизированной базой знаний и различные внутрикорпоративные рассылки.

Аналитические инструменты позволяют управлению компании понимать, чего хотят исполнители. Они включают формы для внесения рацпредложений и форумы на корпоративном сайте, системы анкетирования сотрудников, мониторинг персонала и многое другое.

Коммуникативные инструменты направлены на личное взаимодействие сотрудников, поскольку обмен рабочей информацией не всегда достаточен для построения крепкого коллектива. Они включают в себя корпоративные мероприятия и соревнования, а также различные тренинги и семинары.

Организационные инструменты используются для обеспечения успешной деятельности компании. Они включают проведение собраний, совещаний, планерок, а также выступления руководства и внедрение корпоративных стандартов.

Эти задачи можно решать по отдельности, но существуют инструменты, которые объединяют все функции коммуникаций внутри организации. Один из примеров таких инструментов - корпоративная социальная сеть.

Корпоративная соцсеть позволяет сотрудникам делиться новостями и проводить эффективную коммуникацию друг с другом. Она содержит групповые и личные чаты, позволяет объединяться по интересам и устраивать совместные мероприятия, а также получать консультации от других сотрудников в режиме реального времени. Кроме того, корпоративная соцсеть способствует личным связям между сотрудниками.

Корпоративные социальные сети становятся все более популярными, так как являются простыми, удобными и гибкими. Они заменяют традиционные корпоративные порталы и сайты, поскольку являются более понятными и знакомыми для пользователей.

Фото: freepik.com